Эффективная работа с электронной почтой - рекомендации

5 рекомендаций от топ-менеджера которые помогают эффективнее справляться с потоком информации на электронной почте публикует Forbes.

Зампредседателя правления ПриватБанка дает рекомендации по оптимизации использования электронной почты, среди которых следущее:

1. Экономьте время на печать длинных фраз: метод имени Полыхаева

Несколько лет назад я открыл для себя гениальную по своей простоте и эффективности программу TextExpander (программа под Mac, но имеет аналоги и для PC). Она позволяет настроить автозамену коротких текстов на длинные.

Например, почти все свои письма я начинаю с фразы «Добрый день!». Вместо того, чтобы каждый раз печатать эти 12 символов, я настроил автозамену на текст «дд]». Таким образом, я получаю экономию в 9 символов на каждое письмо.

По такому же принципу у меня настроена автозамена более чем на сотню фраз и даже целых абзацев: имена отчества коллег, слова «пожалуйста» и «спасибо», шаблонные ответы на типовые вопросы и много другое. В среднем благодаря этой программе я экономлю около 1,5 часов в месяц, что с лихвой окупает ее стоимость в $35.

2. Добивайтесь цели при помощи Boomerang

Можно сколько угодно экономить время на печать письма, но если адресат вам не отвечает, значит, время на это письмо было потрачено впустую. Здесь на выручку приходит Boomerang.

С этой программой вы легко, в пару кликов, можете указать, до какого момента вы ждете ответ на письмо. Если до указанного времени вам не отвечают, программа напоминает об этом, «возвращая» письмо в ваш почтовый ящик.

Но, даже если вам ответили, это не значит, что цель вашего письма достигнута. Например, ответ может быть таким: «Исправим через 3 дня». Получив такое письмо, вы можете установить себе напоминание через четыре дня, чтобы проверить, выполнено ли обещание.

Когда я только начал пользоваться Бумерангом, я был поражен, сколько моих писем «глохло», не достигнув своей цели. Причем процент «глухарей» оказался примерно одинаковым, писал ли я начальству или подчиненным, коллегам или за пределы банка.

Теперь же, с Бумерангом, я могу не беспокоиться, не забыл ли я о чем-то. Даже по ночам стал спокойнее спать, что ли...

3. Запретите писать вам более одного письма в день

Недавно в моем департаменте появилось правило: я попросил коллег писать мне только вечером и не более одного письма в день, а по срочным вопросам – звонить по телефону. Эффектом более чем доволен.

Во-первых, сократилось количество писем (а времени на отработку одного письма с несколькими вопросами уходит меньше, чем на несколько писем с одним вопросом). Во-вторых, что более важно, это исключает неподготовленные, эмоциональные письма. У отправителя появляется больше времени, чтобы лучше сформулировать мысль или, в идеале, вообще решить вопрос самостоятельно.

Конечно, этот совет скорее для руководителей, хотя такой «пакт» может заключить между собой кто угодно.

4. Не проверяйте почту со смартфона

Простой по сути и сложный в исполнении принцип: перестаньте проверять почту со своего смартфона!

Часто письма требуют ответа, а печать на смартфоне раз в пять медленнее, чем на компьютере. В итоге вы либо тратите лишнее время на медленную печать, либо отмечаете письмо как непрочитанное, чтобы позже снова к нему вернуться с компьютера.

Этот принцип еще актуальнее, если вы пользуетесь TextExpander и Boomerang, о которых я писал выше, – на смартфонах они не работают.

Конечно, часто почту на смартфоне проверяют, чтобы заполнить паузы. Но почему бы это время не посвятить чтению Kindle или новостям в Feedly?

5. Активируйте функцию отмены отправки email

В Gmail Labs есть замечательная фича, которая позволяет остановить письмо в течение 5 секунд с момента его отправки.

Эта функция особенно полезна тем, кто пишет под сотню писем в день. С такими темпами времени на то, чтобы перечитать отправляемое письмо, обычно не хватает. Вот и получается, что какую-нибудь ошибку, неточную формулировку или неправильного адресата обнаруживаешь только после того, как нажал кнопку «Отправить».

Кстати, в лаборатории Gmail есть много полезных функций вроде этой. Обязательно покопайтесь там немного – наверняка найдете то, что подходит именно вам и сделает вашу работу эффективнее.